Häufig gestellte Fragen

Ja. Richte einen automatischen Zeitplan ein und dein Steuerberater erhält monatlich, quartalsweise oder jährlich alle Rechnungen als ZIP-Datei per E-Mail – nach Jahr und Monat sortiert und mit Manifest, so wie eine Kanzlei sie ablegen kann. Die Buchung und die Prüfung der Belege bleiben Aufgabe deiner Kanzlei.

Deine Rechnungsdaten und die PDFs liegen ausschließlich in Deutschland, auf Servern der Hetzner Online GmbH. Für die Fehlerüberwachung nutzen wir Sentry mit EU-Hosting. Google Analytics und das Meta-Pixel setzen wir nur auf dieser Website ein – nicht in der Shopify-App, in der deine Rechnungen entstehen. Alle eingesetzten Dienstleister und die jeweilige Rechtsgrundlage stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Du hast zwei Optionen: (1) Eigener SMTP-Server – E-Mails kommen von deiner Domain. (2) Unser Whitelabel-Service – einfache Einrichtung ohne technische Konfiguration. Beide Optionen versenden Rechnungen automatisch nach Zahlungseingang.

Ja – für die Belege, die in der App entstehen. Solange die App installiert ist und ein aktives Abonnement besteht, speichert Easy Invoices alle Rechnungen unveränderbar für 10 Jahre – länger als die 8 Jahre, die § 147 AO für Belege verlangt –, protokolliert jede Änderung und lässt eine ausgestellte Rechnung nicht nachträglich verändern. Die GoBD-Konformität deiner Buchführung insgesamt hängt zusätzlich an Prozessen außerhalb der App – etwa der Verfahrensdokumentation und den Belegen aus anderen Systemen. Das prüfst du mit deinem Steuerberater.

Easy Invoices erstellt automatisch Rechnungen für alle Bestellungen aus deinem Online-Shop und der Shop-App, die sauber in deiner Shopify-Bestellübersicht ankommen.

Shopify POS: Kassenverkäufe werden bewusst nicht fakturiert. Der Kunde erhält an der Kasse bereits den POS-Beleg, und Shopify übermittelt für diese Verkäufe nicht zuverlässig alle Angaben, die eine Rechnung braucht. Du kannst POS weiter nutzen – die POS-Bestellungen werden von der App übersprungen, alle anderen Bestellungen laufen normal.

TikTok Shop: Bei TikTok-Shop-Bestellungen werden über Shopify aktuell nicht alle Daten zuverlässig übermittelt, die wir für eine GoBD-konforme Rechnung benötigen. Wir verzichten daher bewusst auf eine Notlösung, um Risiken bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Rechnungen für TikTok-Bestellungen müssen bis auf Weiteres außerhalb der App erstellt werden.

Amazon und weitere externe Kanäle: Amazon-Bestellungen laufen nicht nativ über Shopify und werden daher derzeit nicht automatisch verarbeitet. Eine direkte Anbindung an TikTok Shop, Amazon und weitere Kanäle ist fest auf unserer Roadmap – einen konkreten Termin können wir aktuell noch nicht nennen.

Ja. Easy Invoices verwendet einen eigenen, lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummernkreis, der unabhängig von der Shopify-Bestellnummer läuft – das ist Voraussetzung für GoBD-Konformität. Die Startnummer legst du beim Onboarding fest. Sowohl die Rechnungsnummer als auch die Shopify-Bestellnummer werden auf jeder Rechnung angezeigt. Brauchst du nachträglich eine Lücke (z. B. für manuell erstellte Rechnungen aus deiner alten Software), passt unser Support die Startnummer einmalig an.

Ja. Wenn die Kundenwährung von deiner Shop-Währung abweicht, werden die Rechnungsbeträge in deiner Shop-Währung (z. B. EUR) sowie der Gesamtbetrag in der Kundenwährung inklusive des von Shopify an der Kasse angewandten Wechselkurses angezeigt. Die Funktion ist automatisch aktiv – keine Konfiguration nötig.

Bei Lieferungen aus Deutschland in Drittländer (z. B. USA, Kanada, Australien) weist Easy Invoices den Pflichthinweis „Steuerfreie Ausfuhrlieferung nach §4 Nr. 1a UStG“ automatisch auf der Rechnung aus und stellt den Umsatzsteuersatz auf 0 %. Hinweis: Bei reinem Dropshipping ohne EU-Berührung (Ware geht direkt vom Lieferanten z. B. aus China zum Endkunden) ist der Umsatz steuerlich anders einzuordnen – bitte kläre die Einordnung kurz mit deinem Steuerberater.

Sobald sich in einer Bestellung rechnungsrelevante Daten ändern – z. B. Name, Liefer- oder Rechnungsadresse, Positionen oder Steuersatz – erzeugt Easy Invoices automatisch eine Stornorechnung für die ursprüngliche Rechnung und stellt eine neue korrigierte Rechnung aus. Beide Dokumente bleiben im System erhalten (GoBD/§14 UStG verbieten ein Löschen oder Überschreiben).

Bei einer Rückerstattung in Shopify erstellt Easy Invoices automatisch eine Gutschrift, sobald uns Shopify den Refund-Webhook übermittelt. Die Gutschrift erscheint in deiner Dokumentenliste und wird mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft. Bei Chargebacks gilt: Für Shops mit Shopify Payments erstellen wir bei einem verlorenen oder akzeptierten Chargeback automatisch eine §17-Rechnungskorrektur, verknüpft mit der Originalrechnung; Sonderfälle (z. B. Teilbeträge, mehrere Steuersätze, fehlende Originalrechnung) landen unter „Handlungsbedarf“ zur Bestätigung. Chargebacks über andere Zahlungsanbieter (PayPal, Klarna usw.) meldet Shopify uns nicht – diese müssen manuell erfasst werden.

Für Bestellungen, die vor der App-Installation oder während einer Unterbrechung deines Abonnements eingegangen sind, ist das technisch nicht möglich – Shopify übermittelt für diese Zeiträume keine Bestelldaten an unser System. Diese Rechnungen erstellst du manuell aus deiner vorherigen Software. Damit deine fortlaufende Nummerierung lückenlos bleibt, kann unser Support den Rechnungsnummernkreis nachträglich anpassen und die benötigten Nummern als Lücke reservieren.

Ja. Unter Einstellungen > Erweitert kannst du die Anzeige der SKU auf Dokumenten deaktivieren. Standardmäßig ist sie aktiviert.

Ja. Unter Einstellungen > Erweitert lässt sich der automatische E-Mail-Versand abschalten. Dokumente werden weiterhin erstellt, aber nicht automatisch versendet. Manuell kannst du sie jederzeit aus der Dokumententabelle oder direkt aus den Bestelldetails über die Easy-Invoices Block-Erweiterung senden.

Das Belegarchiv (ZIP mit allen PDFs) und der Z3-Export stehen jedem Shop offen. Der DATEV- und der CSV-Export laufen derzeit in einer Closed Beta: Sie sind fertig gebaut und getestet, aber nur für ausgewählte Shops freigeschaltet – Zugang auf Anfrage über den Support. Freigeschaltet exportiert die App einen importfertigen DATEV-Buchungsstapel (EXTF, Formatversion 13) mit Erlöskonten je Steuerfall – die Konten sind vorbelegt, deine Kanzlei kann sie per Einladungslink selbst anpassen – sowie eine frei konfigurierbare CSV mit den Spalten deines Buchhaltungstools (Vorlagen für Lexoffice/Lexware). Alle Formate laufen manuell für beliebige Zeiträume oder als monatlicher, quartalsweiser bzw. jährlicher Zeitplan an bestätigte Empfänger. Der DATEV-Stapel enthält Erlösbuchungen; Zahlungen und Gebühren kommen aus den Berichten deiner Zahlungsanbieter.

Nach der Kündigung hast du noch 3 Monate Zeit, um deine Daten über den Support zu exportieren. Danach werden alle Daten automatisch gelöscht. Wichtig: Als Shopbetreiber musst du deine Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO; seit 2025 verkürzt von zehn Jahren). Weitere Details findest du auf unserer Seite zur Datenaufbewahrung.