Häufig gestellte Fragen

Ja! Richte einen automatischen Zeitplan ein und dein Steuerberater erhält monatlich oder jährlich alle Rechnungen als ZIP-Datei per E-Mail – GoBD-konform sortiert und bereit für die Steuererklärung.

Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Infrastruktur ist vollständig DSGVO-konform. Deine Rechnungsdaten verlassen niemals die EU.

Du hast zwei Optionen: (1) Eigener SMTP-Server – E-Mails kommen von deiner Domain. (2) Unser Whitelabel-Service – einfache Einrichtung ohne technische Konfiguration. Beide Optionen versenden Rechnungen automatisch nach Zahlungseingang.

Ja. Solange die App installiert ist und ein aktives Abonnement besteht, speichert Easy Invoices alle Rechnungen unveränderbar für 10 Jahre gemäß § 147 AO, protokolliert alle Änderungen lückenlos und stellt sicher, dass Rechnungen nachträglich nicht verändert werden können.

Easy Invoices erstellt automatisch Rechnungen für alle Bestellungen, die sauber in deiner Shopify-Bestellübersicht ankommen – egal aus welchem Shopify-Verkaufskanal (Online-Shop, POS, Shop App usw.).

TikTok Shop: Bei TikTok-Shop-Bestellungen werden über Shopify aktuell nicht alle Daten zuverlässig übermittelt, die wir für eine GoBD-konforme Rechnung benötigen. Wir verzichten daher bewusst auf eine Notlösung, um Risiken bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Rechnungen für TikTok-Bestellungen müssen bis auf Weiteres außerhalb der App erstellt werden.

Amazon und weitere externe Kanäle: Amazon-Bestellungen laufen nicht nativ über Shopify und werden daher derzeit nicht automatisch verarbeitet. Eine direkte Anbindung an TikTok Shop, Amazon und weitere Kanäle ist fest auf unserer Roadmap – einen konkreten Termin können wir aktuell noch nicht nennen.

Ja. Easy Invoices verwendet einen eigenen, lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummernkreis, der unabhängig von der Shopify-Bestellnummer läuft – das ist Voraussetzung für GoBD-Konformität. Die Startnummer legst du beim Onboarding fest. Sowohl die Rechnungsnummer als auch die Shopify-Bestellnummer werden auf jeder Rechnung angezeigt. Brauchst du nachträglich eine Lücke (z. B. für manuell erstellte Rechnungen aus deiner alten Software), passt unser Support die Startnummer einmalig an.

Ja. Wenn die Kundenwährung von deiner Shop-Währung abweicht, werden die Rechnungsbeträge in deiner Shop-Währung (z. B. EUR) sowie der Gesamtbetrag in der Kundenwährung inklusive des von Shopify an der Kasse angewandten Wechselkurses angezeigt. Die Funktion ist automatisch aktiv – keine Konfiguration nötig.

Bei Lieferungen aus Deutschland in Drittländer (z. B. USA, Kanada, Australien) weist Easy Invoices den Pflichthinweis „Steuerfreie Ausfuhrlieferung nach §4 Nr. 1a UStG“ automatisch auf der Rechnung aus und stellt den Umsatzsteuersatz auf 0 %. Hinweis: Bei reinem Dropshipping ohne EU-Berührung (Ware geht direkt vom Lieferanten z. B. aus China zum Endkunden) ist der Umsatz steuerlich anders einzuordnen – bitte kläre die Einordnung kurz mit deinem Steuerberater.

Sobald sich in einer Bestellung rechnungsrelevante Daten ändern – z. B. Name, Liefer- oder Rechnungsadresse, Positionen oder Steuersatz – erzeugt Easy Invoices automatisch eine Stornorechnung für die ursprüngliche Rechnung und stellt eine neue korrigierte Rechnung aus. Beide Dokumente bleiben im System erhalten (GoBD/§14 UStG verbieten ein Löschen oder Überschreiben).

Bei einer Rückerstattung in Shopify erstellt Easy Invoices automatisch eine Gutschrift, sobald uns Shopify den Refund-Webhook übermittelt. Die Gutschrift erscheint in deiner Dokumentenliste und wird mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft. Auch bei Chargebacks wird der Vorgang über die zugehörige Rückbuchung in Shopify dokumentiert.

Für Bestellungen, die vor der App-Installation oder während einer Unterbrechung deines Abonnements eingegangen sind, ist das technisch nicht möglich – Shopify übermittelt für diese Zeiträume keine Bestelldaten an unser System. Diese Rechnungen erstellst du manuell aus deiner vorherigen Software. Damit deine fortlaufende Nummerierung lückenlos bleibt, kann unser Support den Rechnungsnummernkreis nachträglich anpassen und die benötigten Nummern als Lücke reservieren.

Ja. Unter Einstellungen > Erweitert kannst du die Anzeige der SKU auf Dokumenten deaktivieren. Standardmäßig ist sie aktiviert.

Ja. Unter Einstellungen > Erweitert lässt sich der automatische E-Mail-Versand abschalten. Dokumente werden weiterhin erstellt, aber nicht automatisch versendet. Manuell kannst du sie jederzeit aus der Dokumententabelle oder direkt aus den Bestelldetails über die Easy-Invoices Block-Erweiterung senden.

Aktuell exportiert die App alle Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften als ZIP mit PDF-Dateien – sowohl manuell als auch über automatisierte Zeitpläne. Einen DATEV-konformen Export planen wir noch in 2026. Wenn du spezifische Anforderungen aus deiner Buchhaltungspraxis hast, schreib uns gerne – wir nehmen Feedback in die Spezifikation auf.

Nach der Kündigung hast du noch 3 Monate Zeit, um deine Daten über den Support zu exportieren. Danach werden alle Daten automatisch gelöscht. Wichtig: Als Shopbetreiber hast du die gesetzliche Pflicht (§ 147 AO), deine Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Weitere Details findest du auf unserer Seite zur Datenaufbewahrung.